Переход на электронный документооборот и внедрение ИИ становятся ключевыми элементами цифровой трансформации бизнеса. При этом практика показывает: несмотря на очевидную выгоду технологий, многие организации по‑прежнему полагаются на бумажный документооборот, теряя время и ресурсы.

Оксана Кугукова, директор по маркетингу производителя кормов для кошек и собак Probalancе:

Я хочу начать с технологии, которая не новая и не совсем относится к маркетингу. Это ЭДО – электронный документооборот. Мы на него перешли в 2020 году, когда был ковид. С тех пор я почему-то была уверена, что им пользуются все, особенно крупные компании. Оказалось, что нет. Этой зимой мы подписывали договор с компанией, которая считается одним из лидеров рынка в своем сегменте. Она тоже из Санкт-Петербурга, как и мы. У нас ЭДО, у них нет. Процесс обмена бумагами длился, как будто их посылали с упряжкой собак. Все документы, акты, приложения, договор — все-все-все в бумажном виде доставлялось курьерской почтой. Забыли вложить документ — почта. Нужно что-то дослать — опять почта.

Именно в этот момент, отвыкнув от бумажного круговорота «как раньше», я поняла, насколько технология ЭДО может экономить время и вообще упрощать жизнь целому ряду сотрудников, начиная от секретаря, который получает и разбирает корреспонденцию, и заканчивая генеральным директором, который подписывает документы.

Еще одна технология, о которой сейчас не говорит только ленивый, это ИИ. Недавно прочитала интересное сравнение, хочу поделиться. Изобретение ИИ — это как изобретение электричества. Электричество изобрели в конце 19 века, но прорыв в промышленности случился позже, когда заводы и фабрики смогли перестроиться на эту технологию — в 20-х годах XX века. А кто проигнорировал и остался на условных «паровых двигателях», тот в итоге не выдержал конкуренцию. В общем, ИИ — как электричество, с которым надо учиться обращаться. ИИ только в начале своего пути. Конечно, мы его внедряем в свои рабочие процессы. Наша команда по-разному использует ИИ. Нет универсального инструмента, у каждого свой набор в зависимости от задач.

Приведу примеры, в чем нам помогает ИИ:

• Ускорил поиск информации. Это особенно актуально для нишевых тем, по которым через обычные поисковики сложно получить информацию, если ее мало, и она на зарубежных сайтах.
• Забрал на себя часть рутины типа заполнения таблиц — нужный, но при этом механический труд, который мы абсолютно спокойно делегировали.
• Упростил и удешевил производство креативов для рекламы. Раньше поиски нужной картинки в фотобанке могли длиться достаточно долго. Некоторые идеи оставались нереализованными: нет картинки и не провести фотосессию (у нас корма для кошек и собак, поэтому организовать съемки с подбором «моделей» ─ отдельный квест). Теперь возможностей для нестандартных решений больше.

Вот чем хочу завершить. ИИ — это именно технология, инструмент. Конечный результат — по-прежнему ответственность человека — то есть, членов команды. Как с любой другой технологией, с ИИ главное не переусердствовать, ведь с его распространением растет кризис доверия к брендам.