Контроль персонала организации

Сегодня на предприятиях используются различные методы контроля сотрудников, но все они преследуют две цели – повышение производительности труда и минимизация риска инсайдерских сливов. Эти методы позволяют руководителю удаленно мониторить работу специалистов, включая сотрудников на аутсорсе, вовремя реагируя на простои и несанкционированные действия.

Методы и формы контроля

В теории управления персоналом различают три формы контроля сотрудников:

- Устный контроль. Это высказывание замечаний и пожеланий, а также получение от сотрудника информации по текущему состоянию дел в процессе личного вербального общения.

- Документальный контроль. Все действия сотрудников можно фиксировать соответствующими формами, в основном – отчетными. Сюда же относится входящая, исходящая и внутренняя корреспонденция.

- Программный контроль. Включает широкий спектр мощных инструментов для мониторинга работы сотрудников с различными возможностями – от отчетов в таблицах Excel до полноценных CRM-программ, которые позволяют комплексно оценивать работу специалистов на местах.

Программная форма контроля по очевидным причинам предпочтительнее, однако она не отменяет другие методы защиты корпоративных сведений, например – видеонаблюдение, контроль доступа, биометрические терминалы, GPS. При этом все они относятся к гласным методам, тогда как программа контроля технически выступает методом негласным, хотя сотрудники, само собой, знают, что их работа отслеживается (и это также добавляет мотивации).

Повышение эффективности работы

Мониторинг отделов и мониторинг сотрудников сосуществуют в рамках единой системы контроля, как правило – программной. Цель такой системы, помимо прочего, заключается в оптимизации рабочих издержек – опозданий, простоев, прогулов, несвоевременных уходов, использования на рабочем месте развлекательных приложений и посещения сайтов, не имеющих отношения к должностным обязанностям сотрудника.

Сегодня на предприятиях чаще всего применяется один или несколько видов контроля сотрудников, их различают по времени, в которое реализуются собственно меры контроля:

- Контроль процесса. Это полное отслеживание работы сотрудника во время рабочего дня.

- Поэтапный контроль. Руководитель отслеживает результаты работы сотрудника в определенные моменты времени.

- Контроль результата. При таком методе оценивается только результат работы сотрудника, мониторинг в процессе работы не ведется.

- Периодический контроль. Как правило, речь идет о проверках и сборе отчетности в определенные циклы (каждый день, раз в неделю или месяц).

- Выборочный контроль. Отличается от периодического произвольностью – время проверки не известно сотруднику заранее.

Очевидно, что для компаний с небольшим количеством сотрудников порой достаточно устного контроля в сочетании с программным контролем результата. Но если у вас несколько отделов, а штат насчитывает десятки и тем более – сотни сотрудников, причем некоторые из них – удаленные, тогда всерьез встает вопрос о том, как отслеживать работу каждого, и наглядно суммировать эти сведения.

На этом этапе многие руководители в отсутствие опыта и теоретических знаний в области методологии контроля персонала, а также не изучив описание основных ошибок, принимают не самые удачные решения, что влечет за собой падение производительности и как следствие – прибыли. Рассмотрим подробнее программные решения, которые дают самые широкие возможности по контролю персонала организации.

Автоматизированный контроль и учет рабочего времени

CRM-системы применительно к контролю работников компании ориентированы на решение задач двух типов – это мониторинг рабочего места сотрудника с целью недопущения несанкционированных действий и отслеживание его KPI по заданным параметрам. Такими параметрами могут быть звонки, письма, общение в мессенджерах, личные встречи. По итогам данные суммируются и предоставляются руководителю в форме наглядных отчетов с графиками и таблицами.

Главное преимущество этих систем заключается в том, что они позволяют получить отчет о работе конкретного специалиста или всего отдела в любой момент – в середине рабочего дня, в его конце, в произвольный интервал. Отчеты обновляются в режиме реального времени, и руководитель таким образом точно знает, что в настоящий момент делает каждый сотрудник и насколько эффективно.

Основные функции современных CRM (в подробностях):

- Учет клиентов – позволяет добавлять клиентов, партнеров и другие контакты в единую базу данных с возможностью фильтрации по признакам и сегментирования по типам. Значительно облегчает ориентирование в рамках корпоративных ресурсов и повышает КПД сотрудников.

- Управление продажами – дает возможность фиксировать и систематизировать все сделки, вести их в воронке продаж, сохраняя подробную информацию по каждому этапу, включая действия ваших собственных сотрудников на том или ином этапе.

- Разграничение прав – основной иерархический инструмент, защищающий базу данных компании в том числе от инсайдерских сливов. Определяет для каждого отдельного сотрудника или групп сотрудников сферу и ответственности, в соответствие с этим дает (или запрещает) доступ к определенным корпоративным сведениям.

- Аналитика – включает обширный комплекс инструментов, позволяющих отслеживать эффективность работы отделов и даже каждого сотрудника. Аналитический функционал CRM формирует подробные отчеты по заданным параметрам, в итоговом варианте предоставляя руководителю сжатую и наглядную информацию.

Современные CRM-системы адаптивны и легко настраиваются, а все данные хранятся в облаке или на удаленном сервере, что обеспечивает их сохранность.